依法收取版权使用费，按照科学、公平的原则进行合理分配，获得权利人的拥护和支持，是著作权集体管理组织存在的基础。在我国，著作权集体管理组织起步较晚，运作不够规范，广大权利人对著作权集体管理制度所知甚少。同时，由于没有充分发挥会员大会、常务理事会等决策层的作用，集体管理业务不够透明，尚未建立完整、高效的信息发布渠道，权利人、使用者、广大公众不能及时获得相关信息，进一步加剧了社会各界对集体管理组织的质疑。因此，如何取得权利人的信任获得授权、合理收取使用费获得社会公众认可，是我国著作权集体管理亟需解决的问题。
如何取得权利人信任获得授权
著作权集体管理组织是权利人的组织，要接受会员的管理和控制，这在很多国家的法律中都得到体现。如瑞士版权法第四十二条规定，集体管理组织获得会员授权的前提是必须要让会员参与到协会的决策中。我国的著作权集体管理条例等也有类似的规定，并要求集体管理组织每年要召开一次全体会员大会，但因队伍庞大这一制度设计缺乏操作性。
那么，会员通过何种有效途径来进行管理和控制？国际作者作曲者协会联合会亚太委员会主席洪伟典介绍，在西方国家，通常采用一种便捷管理方式，即由会员选举董事会，由董事会代表会员定期召开会议来做决定。瑞士著作权集体管理协会与用户协调收取使用费后，必须交给董事会。德国的协会所有的章程必须要获得会员的批准，分配的原则同样要得到会员的许可，财务审计结果也必须要得到董事会会员和监管机构的许可。在国际复制权组织联合会内部，管理大会具有监督功能，管理协会如何运行，费用如何收取、分配，以及如何和其他的组织协会进行协议的签署，并设置了一个用户收费机制，一旦在许可授权上有争议，可以通过这个机制来解决。
有些协会认为，不能把费用分配的信息与董事会分享，因为这里面有很多高级机密的信息。但洪伟典认为，作为一个董事，了解费用的分配理所当然的，这些信息能够帮助董事做更好的决定。当然，为防止私密信息外泄，可以通过相关的约定要求董事保守信息。如果会员对董事会的表现不满意怎么办？英国表演者协会规定了董事会问责制，在新加坡，甚至有董事因为未尽职而坐牢。
正是基于权利人的信任，欧美等国家的著作权集体管理组织发展很快，如国际复制权组织协会有138个成员，来自于76个国家，还有73个创作者和出版商团体。
面对我国著作权集体管理制度建设中的不足，国家版权局副局长阎晓宏表示，要借鉴国外的经验，在下一步的工作中，要求著作权集体管理组织强化自身建设，完善会员大会、理事会制度，要在理事会上及时发布收取标准、分配标准等信息，管理成本计算方式要经过理事会的批准同意。他表示，今年年底到明年年初，文著协、摄影著作权协会、音集协将开展换届工作，将依照有关的法规和章程做好换届的各项工作。
探索有效方案合理收取费用
中国音像著作权集体管理协会是我国五大著作权集体管理组织中收费最多的组织，同时也是争议最大的一家。卡拉OK厅每天每个包间12元人民币的标准曾引起用户的不理解甚至反对。中国音像著作权集体管理协会副理事长兼总干事王化鹏表示，标准制定之初，无论是在法规、收费的方式，还有收费队伍的组成方面，有很多各种矛盾没有解决，所以这两年收费增长不大，一直在一亿多元人民币徘徊。其他4家著作权集体管理组织同样面临收费难以推进的困局。哪么，国外协会有哪些解决方案可供借鉴？
这种困境也是新加坡复制权许可集体管理协会曾经遭遇到。新加坡复制权许可集体管理协会首席执行官保罗·黄介绍，协会在3年的时间内通过大力发展会员，在拥有足够多授权的情况下与使用机构进行谈判，转变了这一现状。当然，这其中合理的收费是吸引用户的主要因素。保罗·黄介绍，协会与用户协商达成一致，收到使用费后要进行数据登记。对学校用户，要求学校统计学生复制作品数量，每年分两次交给协会，协会在对这些数据核算后，按这一数据收取使用费。对于一些不愿进行全部记录的机构，可以按复制页数、人数计算费用。保罗·黄表示，费用收取方式有多种，要选择能给成员带来更多增值的那种，具体记录系统等可以引入国外已运行成熟的系统。
去年，英国版权许可机构收取的版权许可费用达到了8亿元人民币，其中，19%来自商业机构、11%来自政府、3%来自英国图书馆、25%来自国际使用，其余的都来自于高等教育机构与院校。他们是如何计算许可费的？英国版权许可机构首席执行官凯文·菲茨杰拉德介绍，在教育领域比如学校，基于学生人数计算费用，每人每年在20元至30元人民币之间；在商业机构，参照被复制内容的价值，按专业的雇员人数来算的，大概每人50元至200人民币不等。当然，不同部门的雇员使用方式不同，许可机构会与每个部门仔细沟通，制订符合他们需求的收费标准。协会经常与客户交流，了解市场需求，每年都会更新许可方式，以符合用户的需求。
在美国版权结算中心网站上，权利人可以自己决定权利和价格范围，费用收取和发放都是透明的。美国版权结算中心提供许可服务已有35年，在过去10年中，为权利人发放使用费达到10亿美元，每年都会获得更多授权。但美国版权结算中心执行董事迈克尔·希利认为，没有一条放之四海而皆准的解决方案，市场处于快速发展中，这要求协会不断了解市场动态，倾听权利人与用户的需求。他指出，如今，集体管理组织工作非常复杂，需要很多技能，包括数据技能、法律技能、销售和市场营销技能。集体管理组织必须要成为解决方案的供应商，能够让版权发生效用，并且是简单便于操作的，能展示集体管理组织真实的个性以及价值，推动这一制度不断向前发展。