6月19日15时，位于北京国贸饭店的世界知识产权组织保护音像表演外交会议新闻中心记者服务中心开始热闹起来，来自境内外近50家媒体的百余名中外记者陆续来到这里进行记者注册。截至记者发稿时，已有约95%的记者领到了证件。
按照外交会议要求，中外记者采访必须先进行个人资料网络注册登记，再由新闻中心根据填报信息发放专用采访证明（专用记者证），持证记者方可全程采访各主要会议和相关活动。据记者观察，整个注册办理过程只需不到5分钟，体现了服务中心工作的高效。此外，工作人员还不断提醒记者外交会议开幕式的时间、地点及注意事项。
记者当日从新闻中心获悉，外交会议各项准备工作目前已全部就位。由于外交会议是联合国及其所属机构签订国际条约（公约）的专门形式，不仅规格高，对各种设施要求也很严格。作为承办方之一，北京市政府首次按照联合国的标准搭建了包括1个主会场、1个分会场和7个会议室的会议场所，并为所有会议代表提供6种语言服务。为保障网络系统畅通，承办方还为会议秘书处提供了100兆带宽的办公环境，搭建起网络直播系统，设有6路视频摄像系统，并确保会议能够进行全球网络直播。